Devletin hafızası artık dijitalde

Dijital arşiv uygulaması her geçen gün etkisini artırıyor. Kamu, kurum ve kuruluşlarının belge ve arşiv materyallerini dijital ortama aktarması, bilginin korunması, kurumsal hafızanın sürdürülebilirliği, belge güvenliğinin güçlendirilmesi ve vatandaşın belgeye ulaşımı açısından kolaylık sağlıyor. Özellikle fiziksel belgelerin zamanla yıpranması ve erişim kısıtları göz önünde bulundurulduğunda, dijital arşiv sistemleri hem koruma hem de kullanım dengesini daha sağlıklı kurmaya olanak sağlıyor. Devlet Arşivleri Başkanlığı Bilgi İşlem ve Elektronik Arşiv Dairesi Başkanı Halil Köse, "Dijitalleştirme yalnızca teknik bir tarama faaliyeti olarak görülmemelidir. Kurumlarda dijitalleştirilmesi planlanan belge listelerinin öncelikle Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından onaylanması gerekmektedir. Böylece hem mükerrer çalışmalar önlenmekte hem de ulusal arşiv bütünlüğü korunmaktadır" dedi.

STANDART DİKKATE ALINMALI
Devlet Arşivleri Başkanlığı bünyesinde yürütülen dijitalleştirme çalışmaları kapsamında bugüne kadar çok büyük hacimde arşiv malzemesi dijital ortama aktarıldı. Devlet arşivleri Başkanlığı Bilgi İşlem ve Elektronik Arşiv Dairesi Başkanı Halil Köse şunları söyledi; "Dijitalleştirme faaliyetlerinin; standart dosya planları, belirlenmiş usul ve esaslar ile birlikte TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi standardı dikkate alınarak yürütülmesi gerekmektedir. Metadata yapısı, dosya formatı, çözünürlük, doğrulama ve uzun süreli dijital koruma kriterleri bu çerçevede ele alınmalıdır. Bu hususlar, Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından kurumlardan özellikle talep edilen ve sürecin sağlıklı ilerlemesini sağlayan temel gerekliliklerdir. Özetle dijital dönüşüm; doğru yöntem, doğru standart ve merkezi koordinasyonla yürütüldüğünde, kurumsal hafızayı geleceğe güvenle taşıyan çok güçlü bir imkân sunmaktadır."

GÜÇLÜ BİR ALTYAPI OLUŞTURUYOR
Köse sözlerini şöyle sürdürdü; "Güncel veriler doğrultusunda; İstanbul birimlerimizde 59 milyon 30 bin, Ankara birimlerimizde ise 18 milyon 795 bin 568 adet belge görüntüsü dijitalleştirildi. Böylece toplam dijitalleşen görüntü sayısı 77 milyon 825 bin 568 adede ulaştı. Dijital arşiv sistemimizin kullanım istatistikleri de yapılan çalışmaların sahadaki karşılığını açıkça göstermekte. Sistemi kullanan araştırmacı sayısı 3 milyon 720 bin 63 kişiye ulaşmış. Bu veriler, dijitalleştirme faaliyetlerinin yalnızca koruma amaçlı değil, aynı zamanda erişimi kolaylaştıran ve araştırmayı hızlandıran güçlü bir altyapı oluşturduğunu göstermektedir. Dijital dönüşüm çalışmaları planlı ve standartlara uygun şekilde artarak devam etmektedir.

BELGENİN KULLANIM YOĞUNLUĞU ÖN PLANDA
Dijitalleştirme faaliyetlerinin belirli bir plan ve önceliklendirme çerçevesinde yürütüldüğünü dile getiren Köse şunları kaydetti; "Tüm belgeler rastgele değil; arşiv değeri, kullanım yoğunluğu, fiziksel durumu ve araştırma potansiyeli dikkate alınarak seçiliyor. Özellikle tarihî değeri yüksek arşiv fonları, araştırmacı başvurusu yoğun olan belge serileri, fiziksel yıpranma riski bulunan materyaller, süreli koruma ve kalıcı saklama kapsamındaki belgeler, kurumsal hafıza açısından kritik kayıt grupları, öncelikli olarak dijital ortama aktarılıyor. Belge gruplarında sınıflandırma yapılıyor. Dijitalleştirme sürecinde belgeler; açıklık durumu, erişim yetkisi ve güvenlik derecesine göre değerlendirilir. Gizlilik dereceli, erişim kısıtlı veya özel mevzuata tabi belgeler için farklı prosedürler uygulanır. Bu tür kayıtlar, ilgili mevzuat, erişim süreleri ve yetkilendirme kuralları çerçevesinde işleme alınır ve herkese açık sistemlerde doğrudan erişime sunulmaz.

RESMİ İNTERNET SİTESİ ÜZERİNDEN ERİŞİM SAĞLANIYOR
Vatandaşlarımız Devlet Arşivleri Başkanlığı bünyesindeki dijital belgelere kurumumuzun resmî internet sitesi üzerinden hizmet veren "Belge Tarama sistemi aracılığıyla erişim sağlayabilir. e-Devlet kapısı üzerinden kimlik doğrulaması yaparak sisteme giriş yapabilir ve geniş veri tabanımızda anahtar kelime, fon kodu veya tarih aralığı gibi kriterlerle arama gerçekleştirebilirler. Belgelerin yüksek çözünürlüklü dijital kopyalarını edinmek isteyen araştırmacılar, ilgili mevzuat çerçevesinde belirlenen düşük bir hizmet bedelini sistem üzerinden ödeyerek dosyaları anında bilgisayarlarına indirebilirler."

Sabah.com.tr Uygulamamızı İndirin